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JOB.TIT LE
What will be your role?
Dans le cadre de la réorganisation des fonctions support des directions exécutives Géographies et SDD, le nombre de chargés d'appui aux opérations (CAO) est renforcé afin d'accompagner les besoins croissants en appui des équipes opérationnelles. Ce renforcement est également nécessaire pour permettre la mise en œuvre de la refonte du processus versements sur concours au siège, dans un objectif d'autonomisation des services ordonnateurs et de responsabilisation des acteurs d'un processus au cœur des opérations.

En fonction du profil du candidat, un plan de formation adapté sera proposé, en lien avec DRH et le management, pour développer les compétences nécessaires sur les différentes dimensions du poste. En effet, le poste de CAO nécessite une connaissance et compréhension du cycle du projet, des modalités d'intervention et des procédures qui y sont associées (achats, versements sur concours, etc), ainsi qu'une maîtrise des outils informatiques et du système d'information et des applicatifs opérationnels (SIOP, ROME, Versement, Business Object notamment).
Mission principale
Apporter un appui dans le montage et le suivi des dossiers / projets. Assurer le suivi budgétaire et administratif des entités
Activités principales.
Sous la supervision des responsables de divisions, le chargé d'appui aux opérations pourra être amené à :
1-Appuyer la mise en œuvre des projets portés par les équipes (FAPS, FEXTE, contrats consultants et accords-cadres, COPAR, ect.) ;
2-Produire des données de pilotage, de redevabilité et de synthèse ;
3-Mission 3 : Appuyer l'animation et la communication ;

Les trois activités se répartissent globalement équitablement. La charge est répartie selon la suivante : 80% au sein de la Division Lien social (CLS) et 20% au sein de la Division Climat et Nature (CLN)
Le poste est basé au sein de la Division Lien social à Paris
Activités
Mission 1 : Appuyer la mise en œuvre des projets portés par les équipes :
Il s'agit d'apporter un appui dans la préparation et le suivi des dossiers FAPS, FEXTE, contrats consultants et accords-cadres et des partenariats (COPAR).
Pour la Division Lien social :80%
Dans le détail, la Division Lien social gère deux FAPS d'un montant global de 4M€ (égalité femmes-hommes, ICC, sport et inégalités) ainsi qu'un accord cadre en cours de finalisation, un fonds de soutien aux organisations féministes de 120M€ sur 3 ans. A cette date, CLS ne gère pas de projets sauf quelques rares exceptions.
Concrètement, cet appui comprend les activités suivantes :

Sur la FAPS de la CLS (bleu)

Enregistrement et pilotage des demandes de FAPS (hors FAPS spécifique Genre) : à priori 40 demandes.
Traiter les versements de FAPS et en assurer le pilotage : à priori 40 versements ;
Mettre à jour les données sur la FAPS et s'assurer de la fiabilité des informations ;
Assurer la liaison entre équipe opérationnelle projet et services internes impliqués dans la bonne gestion des opérations (comptabilité, back office ...) ;

Sur l'Accord cadre à bon de commande de la Division Lien social

Réception des bons de commande et vérification de leur cohérence par rapport aux contrats de chaque lot et de la bonne imputation budgétaire : à priori 50 bons de commande ;
Procéder aux versements des avances pour l'ensemble des projets à plus de 50k€ : à priori 35 versements d'avance par an ;
Procéder au versement trimestriel des versements de bons de commande : à priori 40 versements par an ;
Etablir un bilan des versements par trimestre pour chaque lot;
Mettre à jour constamment les systèmes d'informations sur les versements et les bons de commande et faire une synthèse dans le cadre des COPILs annuels ;
Assurer la liaison entre équipe opérationnelle projet et services internes impliqués dans la bonne gestion des opérations (comptabilité, back office ...) ;
Sur les projets en chefferie CLS (quelques projets)
Suivi et pilotage des versements : à priori moins de versements ;
S'assurer du remplissage des indicateurs de qualité des projets avec les responsables projets ;
Préparation des dossiers avant le passage devant les instances.
Revue des conditions suspensives des conventions.

Pour la Division Climat et Nature (20%)

Traiter les versements FAPS CLN prévus à partir de 2023 et en assurer le pilotage (tableau de bord récapitulatif sur utilisation FAPS) (30 à 40 versements annuels estimés) ;
Assurer la liaison entre équipe opérationnelle projet et services internes impliqués dans la bonne gestion des opérations (comptabilité, back office ...) ;

Mission 2 : Appuyer le management dans la production de données de pilotage, de redevabilité et de synthèse
Pour la Division Lien social (80%)
Produire des tableaux de suivi des thématiques / plan d'affaire et de résultats des projets ;
Mettre à jour, élaborer et exploiter des outils informatiques et des bases de données ;
Elaborer des présentations pour l'interne et l'externe ;
Pour la Division Lien social (80%)
Mission 3 : Appuyer l'animation et la communication de la Division Lien social
Chaque équipe dispose d'une mission de diffuser son champ technique au sein de l'AFD et en particulier de SDD et Géo/réseau. Le.la Chargé.e d'appui appuiera les équipes sur :
Gestion des webinaires, replay, mise en ligne, invitation, diffusion CR ;
Gestion des interfaces Ruche en contenus, en amélioration continue ;
Gestion, collecte des infos auprès des experts, pour les équipes portant des newsletters (ex : TPC et sa newsletter Acteurs mensuelle) ;
Editing et infographie en régie (utilisation charte graphique d'équipe quand elles existent de documents produits par les experts des équipes.
Appui à la création d'évènements.

Enfin, dans le cadre des périodes de congés, assurer l'intérim sur le traitement des opérations prioritaires d'autres structures de la Direction exécutive, en accord avec le/la responsable.

Who are we looking for?
Bac +2 /3 Gestion et comptabilité
Très bonne maîtrise d'Excel, expérience préalable avec des base de données ou des logiciels de pilotage et de versements.
Expérience en Back office souhaitée
Personne motivée et désireuse d'apprendre un nouveau métier propre à l'AFD
Connaissance du cycle de projet est un plus.
Langue : français

What team are you joining?
En lien avec le bien-être des populations, l'AFD a décliné son approche en une stratégie « 100% Lien Social ». Cet engagement vise à réduire les inégalités multidimensionnelles, à améliorer l'accès aux biens et services essentiels, à favoriser l'insertion économique des populations et des territoires, tout en développant des modes de gouvernance participatifs pour l'instruction des financements du Groupe AFD. Naît de cette stratégie, l'AFD a crée la Division Lien social. Elle a pour objectif d'appuyer les opérations de l'AFD dans la lutte contre les inégalités (économiques, sociales et environnementales avec un fort accent sur le Genre) et de favoriser le vivre ensemble à travers les activités culturelles et sportives. Les thématiques sociales sont porteuses et motivantes et permettent la création d'une équipe solidaire et motivée.

Why join the French Development Agency?
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group's mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.