CDD 3 mois - Assistant(e) de direction

Missions et activités principales
NOTRE CONTEXTE
La Caisse des Dépôts est organisée autour de cinq grands pôles métiers :
- Le soutien aux projets des territoires au travers de la Banque des Territoires ;
- Le financement des entreprises au travers de Bpifrance ;
- Les métiers de la retraite et de la formation professionnelle ;
- La gestion d'actifs ;
- Le suivi des filiales et participations.
La création du pôle de la Banque des territoires vient répondre aux enjeux de transformation numérique de nos principaux clients territoriaux : collectivités et satellites (EPL, syndicats mixtes...), organismes de logement sociaux, professions juridiques etc. Les pôles " retraite et formation professionnelle " et " gestion d'actifs " ont également de forts enjeux de transformation numérique ainsi que les fonctions supports de la Caisse des dépôts.

Dans le cadre de la refonte de la stratégie de distribution multi-canale de cette activité, une nouvelle plateforme digitale b to b, informelle et transactionnelle, a été développée pour interagir et distribuer ses offres et celles de ses partenaires auprès de ses principaux clients.

C'est pour réaliser ces missions qu'a été créé un Département Stratégie Digitale de la Banque des Territoires et de la Transformation Numérique de la Caisse des Dépôts. Et c'est au sein de ce département, que ce poste en CDP est positionné.
Le département est organisé en 7 pôles, et les fonctions d'assistant(e) de direction sont regroupées au sein d'un pool.
Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable du Département Stratégie Digitale, placé lui-même sous l'autorité du Directeur Général Adjoint.
VOTRE MISSION
En tant qu'Assistant(e) de direction, vos missions consisteront à :

• Réalisation et suivi des commandes sur l'outil interne (AFP) pour le compte de 3 pôles du département

• Suivi des agendas de 3 responsables de pôles

• Organisation de réunions, séminaires avec des partenaires internes et externes : prises de rendez-vous, réservations de salles, visio-conférences, de restaurants, accueil de personnes extérieures...

• Gestion des déplacements et des notes de frais : recherches d'itinéraires et réservations, suivi des fiches de mission et remboursement des notes de frais, passation de notes de frais dans AFP

• Prise en charge ponctuelle des contacts téléphoniques entrants/sortants

• Coordination avec les autres secrétariats du Comité de Direction de la CDC et des DG et DGA pour assurer la circulation de l'information

• Contribuer à l'intendance générale de l'équipe, en coordination avec la/ les autres assistantes du pool :
  • Gestion du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
  • Fournitures de bureau ou informatique : gestion du stock, commandes, relations avec les services fonctionnels
  • Suivi du budget, formations
  • Saisie des factures spécifiques
  • Classement
  • Suivi du planning des congés

• Collaboration avec le service Projets & partenariats digitaux pour l'organisation de réunions, d'ateliers, d'évènements, manifestations avec des partenaires internes et externes ...

Profil attendu
Qualités et compétences

• De très bonnes connaissances de la Caisse de dépôts et de la culture d'entreprise serait un atout ;
• Qualité interpersonnelles structurantes pour le poste : écoute et empathie, sens du service, sens du contact, diplomatie, énergie, patience, créativité, dynamisme, persévérance à toute épreuve ;
• Capacité de travail avérée et forte motivation ;
• Souplesse et capacité à s'adapter et à travailler dans des délais serrés ;
• Très bonnes capacités organisationnelles et d'anticipation, discrétion et sens des priorités, autonomie, polyvalence et réactivité
• Un sens développé des relations humaines et du travail collaboratif, en équipe et en réseau ;
• Sens de l'engagement pour les missions de la Caisse des dépôts et, plus généralement de la sphère publique.
• Une formation aux outils internes pourra être assurée

• Profil :
  • Niveau d'étude requis (si diffusion externe uniquement) : formation de type Assistanat de direction / BTS secrétariat
  • Niveau d'expérience requis (si diffusion externe uniquement) : 5 ans d'expérience réussie à un poste similaire

Conditions de travail
72 Avenue Pierre Mendès-France -75013 Paris (Métro/RER Gare d'Austerlitz / Gare de Lyon / Quai de la Gare)